Das flexible und krisenfeste Büro In Zeiten von Inflation und andauernden wirtschaftlichen Unsicherheiten.
Dieser Artikel entstand im Juli 2022 für die Plattform morethandigital.info. Da wir weiterhin in sehr volatilen, unsicheren Zeiten leben und die Wirtschaft immer noch stagniert, ist der Beitrag weiterhin absolut relevant. Businesses können heute flexibler denn je gestaltet und administriert werden. In flexiblen Büro-Landschaften.
Das flexible Office mit dem richtigen Mix aus digitaler und analoger Infrastruktur macht Büroarbeit in Zukunft besser, effektiver und … reduziert Kosten. Es ist also die richtige Mischung aus virtueller, digitaler Arbeit und analoger, echter Begegnung untereinander, die Arbeit erfolgreich macht.
Die Corona-Krise hat uns vieles gelehrt: vor allem den nutzenstiftenden Umgang mit neuen, digitalen Infrastrukturen als funktionierendes Arbeitsmittel. Der enorme Digitalisierungsschub in der Büroarbeit hat uns gezeigt, dass vieles, was wir vor Corona noch aufwendig analog erledigt haben, heute gar nicht mehr notwendig ist. Wie genial ist heute unsere Erkenntnis, dass man für einstündige Meetings nicht mehr von Hamburg nach München fliegen muss, einen ganzen Tag unterwegs ist, die Umwelt belastet und immense Kosten verursacht. Diese Meetings gehen auch effizienter über Teams, Zoom, Meet und diverse andere Video-Plattformen.
Wir bemerken aber auch gleichzeitig, wie wichtig manchmal der intensive direkte Austausch live und in Farbe ist – so von Mensch zu Mensch. Wir spüren dann nämlich die Schwingungen, die Zwischentöne und die kreative Inspiration der direkten Zusammenarbeit.
Dieser Artikel beleuchtet das Spannungsfeld zwischen offline und online in der neuen Bürowelt und die sinnvolle Kostenreduktion durch flexible Office-Strukturen.
7 Dinge wie Digitalisierung das Büro verändert hat
In den letzten zwei Jahren ist die Digitalisierung der Arbeit gewaltig vorangeschritten. Schätzungsweise fünf mal so schnell wie in zwei Jahren in Vor-Corona-Zeiten. Was hat sich im Büroleben vor allen Dingen verändert:
1. Weniger physische Anwesenheit im Office
Remote oder im Home Office können wir bei bestimmten Tätigkeiten entweder genauso effektiv abarbeiten wie im Office oder sogar noch effektiver.
2. Weniger Zusammenkünfte mit tatsächlicher Anwesenheit im selben Raum
Ein Meeting funktioniert auch über den Video-Screen, keine Frage. Hundertfach bewiesen. Wir müssen uns nicht immer in den Flieger setzen. Wir können die Beziehung zu Partnern und Kunden auch remote “kontrollieren”.
3. Weniger Dienstreisen
Wir haben gelernt, dass nicht immer der Aufwand lohnt, durch halb Deutschland oder noch weiter zu jetten, nur um ein Meeting mit dem Kunden zu machen. Tragisch: Diese Erkenntnis ist uns jetzt erst gekommen, weil wir vor Corona keine Konventionen bezüglich der Verwendung von Video-Plattformen vereinbart haben. Virtuelle Meetings waren jenseits unserer Vorstellungskraft. In diesen Tagen müssen wir wieder erfahren, auch ich leidvoll, wie kompliziert aktuell Reisen sind. Viele Flüge werden annulliert. Chaos auf den Flughäfen. Und weil so viele Flüge annulliert werden, sind auch gerade die Züge überfüllt. Reisen ist aufwendig und nervig. Und kostenaufwendiger als virtuelle Zusammentreffen.
4. Wir benutzen kaum noch das Festnetz
Durch Remote Work kommunizieren wir über unser Smartphone. Das ist gelernt. Wir wählen heute zuerst die Mobil-Nummer und dann erst die Festnetznummer.
5. Unsere Arbeitswerkzeuge sind mobil
Die Laptop-Dichte hat zugenommen, weil wir flexibel entscheiden wollen, wo wir arbeiten. Wir führen unser Hauptarbeitsmittel mit uns.
6. Immer weniger Serverschränke.
Wir benötigen keine Serverschränke mehr im Büro. Es gibt DSGVO-konforme Hostings von Daten in der Cloud. Der Zugriff ist leicht und wir können kollaborativ gemeinsam an Dateien arbeiten. Einfach vom Home Office aus. Schnell und unkompliziert.
7. Mehr digitale Office-Lösungen
Wenn wir nicht mehr so häufig in echt zusammenkommen, dann ist spätestens jetzt das Ausdrucken, Abheften und physische Einreichen von Abrechnungsbelegen ausgestorben. Die Büros werden papierloser. Es gibt digitale Tools, um Reisekosten-Belege einzureichen, wie arbeiten gemeinsam in der Cloud an Dokumenten. Wir schleppen keine Akten mehr mit uns herum.
Dieses veränderte, gelernte und aber auch ganz neuen Konventionen entsprechende Arbeitsverhalten hat zum Ergebnis, dass in vielen Bereichen der Arbeitnehmer zufriedener ist, mehr Freiräume bekommt und Output in Teilen sogar effizienter érreicht wird. Die breite Erfahrung ist keinesfalls, dass Teammitglieder im Home Office ihrer Verantwortung nicht gerecht werden oder sich dem Zugriff der Vorgesetzten entziehen. Im Gegenteil.
In den letzten Jahren ist zunehmend bewiesen, dass Remote Work funktionieren kann, wenn man die richtige Soft- und Hardware etabliert und die unterstützende Team- und Kommunikationskultur fördert. Im Laufe der Monate haben sich bestimmte Stilmittel im Arbeitsrhythmus etabliert, die trotz Remote Work Informationsfluss und Zusammenarbeit fördern. Diese Stilmittel sind z. B. das morgendliche hybride Daily oder das Freitagsmeeting mit versammelter Mannschaft und dem Rest der Kollegen zugeschaltet am Screen.
Aber wir haben manchmal auch leidvoll erfahren, das hin und wieder das enge Zusammenarbeiten mit echtem Blickkontakt ohne Bildschirm dazwischen sehr angenehm, menschelnd, erleichternd, motivierend und kreativ sein kann.
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